Inschrijvingsborg bij aanbestedingen

Wanneer is een waarborgsom vereist

De aanbestedende dienst kan, maar is niet verplicht, om een waarborgsom te eisen. In onze database komt een waarborgsom voor in 27% van de actieve nationale aanbestedingen. Als uw bedrijf net begint en geen contanten wil vastzetten, is het de moeite waard om dit als selectiecriterium voor aanbestedingen te gebruiken — aanbestedingen zonder waarborgsom vormen een groot deel van de markt.

Vormen van betaling

• Geld — een overboeking naar de rekening van de aanbestedende dienst. Dit is de eenvoudigste methode, maar ook de meest risicovolle wat betreft de termijn: het moment van ontvangst telt, niet het moment van de overboeking.
• Bankgarantie — hierbij wordt geen contant geld vastgezet, maar de bank brengt commissie in rekening en vereist doorgaans kredietwaardigheid.
• Verzekeringsgarantie — toegankelijker voor kleinere bedrijven dan een bankgarantie, met een vergelijkbare werking.
• Borgstelling — komt minder vaak voor en wordt verstrekt door entiteiten die in de regelgeving zijn aangewezen.

Drie fouten die u de aanbesteding kunnen kosten

1. Te late ontvangst. Een overboeking die op de dag van indiening van de offerte wordt verstuurd, komt mogelijk niet op tijd aan. Houd bij grotere bedragen en interbancaire overboekingen rekening met een marge van ten minste twee werkdagen.
2. Garantie met voorwaarden. Een garantie moet onherroepelijk, onvoorwaardelijk en betaalbaar op eerste verzoek zijn. Elke bepaling die van de aanbestedende dienst extra handelingen vereist, maakt de garantie ongeldig.
3. Te korte geldigheidsduur. De garantie moet de gehele periode van gebondenheid aan de offerte dekken. Wanneer een aanbesteding wordt verlengd, moet de garantie dienovereenkomstig worden verlengd.

Wanneer houdt de aanbestedende dienst de waarborgsom in

Dit gebeurt meestal wanneer de inschrijver wiens offerte is geselecteerd, weigert het contract te ondertekenen of geen zekerheid stelt voor een goede uitvoering. Inhouding dreigt ook bij het niet aanvullen van documenten na een verzoek daartoe, indien dit de selectie van de offerte onmogelijk maakt. Dit komt vaak als een verrassing voor bedrijven die "op proef" een offerte hebben ingediend — zich terugtrekken na winst heeft een prijs.

Teruggave

De aanbestedende dienst stort de waarborgsom onverwijld terug na de selectie van de meest gunstige offerte of de annulering van de aanbesteding — met uitzondering van de inschrijver wiens offerte is geselecteerd; deze krijgt de som terug na ondertekening van het contract. Bij garanties bestaat de teruggave uit het vrijgeven van de verplichting. Het is raadzaam om de garantieverstrekker hiervan op de hoogte te stellen, zodat u niet langer dan nodig commissie betaalt.