Aanbestedingszoeker

Het grootste verlies bij aanbestedingen is niet een verloren offerte, maar een procedure die je nooit hebt gezien.

Waarom zoeken op trefwoord faalt

Titels van aankondigingen zijn geschreven in ambtelijke taal, niet in vaktaal. Een voorbeeld uit onze database: de procedure „Monitoring en kwantitatieve analyse van media-inhoud" betreft in werkelijkheid onderzoek naar desinformatie — maar het woord „desinformatie" staat niet in de titel, alleen in de beschrijving. Wie op dat woord zocht, zag de opdracht niet.

Dit is geen uitzondering, maar de regel. Daarom laat een zoekmachine die ingevoerde woorden vergelijkt met titels een groot deel van de markt liggen — en dat gebeurt ongemerkt, omdat je niet weet welke procedures niet zijn getoond.

Drie lagen die samen moeten werken

1. CPV-codes — classificatie van het voorwerp van de opdracht, ongevoelig voor de stijl van de titel. Soms worden ze echter slordig ingesteld: het onderzoek naar desinformatie uit ons voorbeeld heeft de code „gegevensverwerking", en niet „mediamonitoring".
2. Inhoud, niet alleen de titel — het voorwerp van de opdracht wordt meestal pas in de specificatie beschreven. Wij doorzoeken beschrijvingen en documentatie, niet alleen de koppen.
3. Matching op betekenis — het model begrijpt dat „analyse van mediadiscours" en „monitoring van desinformatie" over hetzelfde gaan, ook al hebben ze geen gemeenschappelijk woord.

Filters die echt vernauwen

Bij 55 295 actieve procedures zijn woorden alleen niet genoeg. Het meest effectief zijn criteria die beschrijven of je überhaupt kunt inschrijven: de drempel voor de borgsom, het aantal vereiste referenties, de aanwezigheid van certificaateisen en een termijn die je realistisch kunt halen. Je kunt dit in een gewone zin aangeven, bijvoorbeeld „borgsom tot 10 duizend zł, maximaal één referentie, geen certificaten".

Meer over het zoeken zelf: Hoe vind je aanbestedingen.