Ausschreibungs-Monitoring

Eine Ausschreibung zu finden ist die halbe Miete. Die andere ist, die Frist und die Änderung, die die Kalkulation über den Haufen wirft, nicht zu verpassen.

Alert statt Suchen

Ausschreibungen haben kurze Zeitfenster. Eine Bekanntmachung, die eine Woche nach Veröffentlichung gesehen wird, lässt oft zu wenig Zeit für die Erstellung eines fundierten Angebots — besonders wenn Referenzen zusammengestellt oder eine Kaution hinterlegt werden müssen. Deshalb lohnt es sich, den Prozess umzukehren: Anstatt selbst zu suchen, beschreiben Sie einmal, was Sie tun, und neue passende Verfahren kommen per E-Mail zu Ihnen.

Drei Dinge, die man nach dem Finden verfolgen muss

• Angebotsfrist — auf die Minute genau einzuhalten. Eine Erinnerung vor Ablauf der Frist ist mehr wert als das bloße Finden des Verfahrens.
• Änderungen in der Dokumentation — Auftraggeber ändern Spezifikationen, verschieben Fristen und beantworten Fragen anderer Bieter. Eine Änderung der Bedingung kann die Kalkulation umwerfen oder den Weg für ein Unternehmen öffnen, das zuvor ausgeschieden wäre.
• Zuschlagsentscheidung — die Information über die Auswahl enthält die Punktzahlen aller Angebote. Das ist das beste verfügbare Schulungsmaterial: Sie sehen, um wie viel Sie verloren haben und woran es lag.

Auch abgelaufene Fristen sind wichtig

Verfahren, deren Frist gerade abgelaufen ist, markieren wir deutlich und melden sie genau einmal in der morgendlichen Zusammenfassung — damit die Beobachtungsliste nicht zum Rauschen wird. Frühere Entscheidungen desselben Auftraggebers sind öffentlich und es lohnt sich, sie vor der Entscheidung für eine nächste Teilnahme zu prüfen.

Wie man Bedingungen liest, bevor man den Preis kalkuliert: Tricks und Fallen bei Ausschreibungen.