Tücken und Fallen bei öffentlichen Ausschreibungen

Ein Teil der Einträge in der Dokumentation dient nicht der Beschreibung des Auftrags, sondern der Einschränkung des Bieterkreises. Es lohnt sich, diese zu erkennen, bevor Sie eine Arbeitswoche investieren.

Auf einen Bieter zugeschnittene Anforderungen

Ein Klassiker der Gattung ist eine Anforderung, die formal neutral erscheint, in der Praxis jedoch nur von einem einzigen Unternehmen erfüllt werden kann. Warnsignale sind:

Referenzen mit sehr spezifischem Wert und Umfang („zwei Lieferungen eines Systems der Klasse X für eine Einheit mit mehr als 400 Mitarbeitern“),
technische Parameter, die eins zu eins aus dem Datenblatt eines konkreten Produkts übernommen wurden, einschließlich ungewöhnlicher Abmessungen,
die Anforderung eines Zertifikats, das nur von einer einzigen Stelle ausgestellt wird,
eine so kurze Reaktionszeit des Service, dass sie nur von einem Unternehmen mit Sitz in der jeweiligen Stadt eingehalten werden kann.

Gegen solche Bestimmungen gibt es ein Mittel: eine Anfrage an den Auftraggeber innerhalb der Frist für Erläuterungen und im Falle einer Ablehnung — eine Beschwerde. Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auftragsgegenstand so zu beschreiben, dass ein fairer Wettbewerb nicht behindert wird.

Im Vertragsentwurf versteckte Kosten

Der von Ihnen genannte Preis umfasst alles, was der Vertrag vorschreibt — auch Dinge, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten sind. Die am häufigsten unterschätzten Positionen sind:

Vertragsstrafen, die vom Wert des gesamten Vertrages berechnet werden, nicht vom Wert des verspäteten Teils,
eine Garantiezeit, die über den Standard des Herstellers hinausgeht — die Differenz tragen Sie,
die Verpflichtung, Personal über die gesamte Vertragslaufzeit in Bereitschaft zu halten,
die Vertragserfüllungsbürgschaft, die Mittel über Monate nach Abschluss der Arbeiten bindet,
das Optionsrecht, also die Möglichkeit einer Erweiterung des Leistungsumfangs — den Sie erbringen können müssen, auch wenn Sie dafür möglicherweise nie einen Auftrag erhalten.

Fallen bei der Bietungsgarantie

Eine fehlerhafte Bietungsgarantie führt zum Ausschluss des Angebots, ohne dass dessen Inhalt geprüft wird; ein Fehler hier kostet also die gesamte Arbeit, die in das Angebot geflossen ist. Die drei häufigsten Fehler:

Eingangsdatum, nicht Überweisungsdatum. Eine per Überweisung geleistete Bietungsgarantie muss vor Ablauf der Angebotsfrist auf dem Konto des Auftraggebers eingegangen sein.
Garantie mit Bedingungen. Eine Bank- oder Versicherungsgarantie muss unbedingt und auf erstes Anfordern zahlbar sein. Eine Klausel, die zusätzliche Dokumente verlangt, kann sie ungültig machen.
Gültigkeitsdauer kürzer als die Bindefrist des Angebots. Ein häufiger Fehler bei einer Verlängerung des Verfahrens.

Außergewöhnlich niedriger Preis

Wenn Ihr Angebot deutlich nach unten von den anderen oder von den Schätzungen des Auftraggebers abweicht, erhalten Sie eine Aufforderung zur Erläuterung. Dies ist keine bloße Formalität — das Fehlen einer überzeugenden Begründung führt zum Ausschluss. Erstellen Sie die Kalkulation, bevor Sie das Angebot abgeben, nicht erst nach der Aufforderung: Schlüsseln Sie Arbeits-, Material- und Margenkosten auf und nennen Sie einen objektiven Grund für den niedrigeren Preis (eigene Technologie, vorhandene Ausrüstung, günstiger Lieferantenvertrag).

Ein Termin, der wie ein Zufall aussieht

Eine Angebotsfrist, die auf den Tag nach einem langen Wochenende oder mitten in den August gelegt wird, verringert die Anzahl der Angebote. Manchmal ist das Zufall, manchmal nicht. Für Sie ist dies eine Information über den Wettbewerb: Bei solchen Verfahren ist die Gewinnchance deutlich höher als im Durchschnitt. Wir erinnern daran, dass 23% der Verfahren mit nur einem Angebot entschieden werden — ein Teil davon genau aus diesem Grund.