KI bei Ausschreibungen

Künstliche Intelligenz schreibt kein gewinnendes Angebot für Sie. Sie verkürzt jedoch den mühsamsten Teil der Arbeit: das Lesen hunderter Seiten, um festzustellen, ob sich eine Teilnahme überhaupt lohnt.

Drei Anwendungen, die sich bewähren

1. Suche nach Bedeutung, nicht nach Schlagworten

Der größte Verlust bei Ausschreibungen entsteht durch Verfahren, die Sie nie gesehen haben. Titel werden in Behördensprache verfasst; eine Suche nach exakten Wortlauten lässt daher Bekanntmachungen durchs Raster fallen, die anders beschrieben sind. Ein Sprachmodell kann eine Suchanfrage inhaltlich mit der Ausschreibung abgleichen – „Desinformationsanalyse“ findet „Monitoring und quantitative Analyse von Medieninhalten“, obwohl sie außer Konjunktionen kein gemeinsames Wort haben.

2. Analyse der Dokumentation

Spezifikationen samt Anlagen umfassen oft mehrere hundert Seiten, doch die Entscheidung „Starten wir oder nicht“ fällt auf Basis von nur wenigen Sätzen, die über das gesamte Dokument verstreut sind: Teilnahmebedingungen, Kaution, Fristen, Vertragsstrafen, erforderliche Unterlagen. Das Extrahieren dieser Fragmente ist eine mechanische Aufgabe, die das Modell in einer Minute statt in einem halben Tag erledigt.

3. Liste der einzureichenden Dokumente

Angebote scheitern ebenso oft an einer fehlenden Erklärung wie am Preis. Eine Zusammenstellung aller einzureichenden Unterlagen, direkt aus der Dokumentation extrahiert, dient als Checkliste, die niemand mehr manuell erstellen muss.

Wo man der KI nicht vertrauen sollte

Fristen und Beträge an der Quelle prüfen. Das Modell kann ein Datum verdrehen oder die Kaution mit der Sicherheitsleistung verwechseln. Überprüfen Sie dies immer im Originaldokument – die Konsequenzen eines Fehlers trägt der Auftragnehmer, nicht das Tool.
Die Erfolgschancen sind kein Orakel. Das Modell weiß nicht, wie hoch Ihre tatsächlichen Kapazitäten sind oder welche Beziehungen Ihre Konkurrenz pflegt.
Schreiben Sie den Inhalt des Angebots selbst. Ein generierter Methodik-Text klingt zwar glatt, sagt aber nichts aus – die Vergabekommission liest solche Texte zu hunderten und erkennt sie sofort.

Was das in der Praxis ändert

Es verändert die Proportionen. Bei 55 681 aktiven Verfahren bedeutet eine manuelle Prüfung, dass Sie monatlich nur ein Dutzend Dokumentationen lesen und daraus auswählen können. Die automatische Aussortierung dessen, was Sie nicht erfüllen – weil Referenzen fehlen, die Kaution Ihre Möglichkeiten übersteigt oder die Frist unrealistisch ist – lässt Ihnen genau die Verfahren zur Prüfung übrig, bei denen Sie tatsächlich eine Chance haben.

Wir erinnern an die Daten, die dies belegen: Der Median liegt bei 3 Angeboten pro Ausschreibung, und 23% der Verfahren werden mit nur einem Angebot entschieden (Stichprobe von 67 952 Entscheidungen aus dem letzten Jahr). Der Markt ist nicht überlaufen – er ist intransparent. Das ist ein Unterschied, den man mit dem richtigen Werkzeug ausgleichen kann.