Wie man EU-Tender gewinnt

Was bedeutet „EU-Ausschreibung“

Hierbei handelt es sich um ein Vergabeverfahren mit einem Auftragswert oberhalb der EU-Schwellenwerte, das im TED (Tenders Electronic Daily) — dem Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union — veröffentlicht werden muss. Die Veröffentlichung im TED ist zwingend erforderlich, unabhängig davon, ob der Auftraggeber die Ausschreibung auch in einem nationalen Amtsblatt bekannt gemacht hat. Das ist eine gute Nachricht für Sie: Alle großen Aufträge aus der gesamten Union finden Sie an einem Ort und in einem standardisierten Format.

Drei wesentliche Unterschiede zu nationalen Aufträgen

1. Längere Fristen. Die Mindestfristen für die Einreichung von Angeboten sind gesetzlich länger als bei nationalen Verfahren. Das bedeutet, dass Sie Zeit haben, die Unterlagen vollständig vorzubereiten — aber auch, dass Ihre Konkurrenz diese Zeit ebenfalls hat.
2. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE/ESPD). Eine vorläufige Eigenerklärung, die eine vollständige Sammlung von Bescheinigungen ersetzt. Die eigentlichen Dokumente muss erst der Bieter vorlegen, dessen Angebot als das beste bewertet wurde. Dies verkürzt den Arbeitsaufwand zu Beginn, entbindet Sie jedoch nicht von der Pflicht, über diese Dokumente zu verfügen.
3. Strengerer Formalismus. EU-Verfahren sind häufiger Gegenstand von Nachprüfungsverfahren, weshalb die Auftraggeber die Einhaltung der Verfahrensvorschriften genauer überwachen. Kleine formale Fehler werden seltener „durchgewunken“.

Ausländische Ausschreibungen — wann es sich wirklich lohnt

Formell können Sie an jedem Verfahren in der Union teilnehmen, und der Auftraggeber darf Bieter aus einem anderen Mitgliedstaat nicht diskriminieren. Die Praxis ist jedoch härter. Bevor Sie Ihr Team einbinden, prüfen Sie drei Dinge:

• Sprache des Verfahrens. Das Angebot muss in der Regel in der Sprache des Auftraggebers verfasst sein. Die beglaubigte Übersetzung der gesamten Unterlagen ist mit realen Kosten und Zeitaufwand verbunden.
• Anforderung an lokale Präsenz oder Zulassungen. Formell als Bedingung verboten, kann dies jedoch in der Leistungsbeschreibung versteckt sein — zum Beispiel durch eine in Stunden bemessene Reaktionszeit des Kundendienstes.
• Elektronische Signatur. Nationale Plattformen akzeptieren qualifizierte Signaturen aus der gesamten Union, aber die Registrierung auf einer ausländischen Plattform kann manchmal mehr Zeit in Anspruch nehmen, als bis zum Ablauf der Frist verbleibt.

Am einfachsten ist der Einstieg in Nachbarmärkten, wo Lieferketten und Normen ähnlich sind. In unserer Datenbank finden Sie Verfahren aus Tschechien, der Slowakei, Deutschland, den Niederlanden sowie den baltischen Staaten — durchsuchen Sie deutsche Ausschreibungen oder tschechische, um zu sehen, wie diese in der Praxis aussehen.

Was Sie im TED nicht finden

Das TED enthält ausschließlich Aufträge oberhalb der Schwellenwerte. Kleinere Aufträge — und davon gibt es ein Vielfaches — werden in nationalen Systemen veröffentlicht: im polnischen BZP, im deutschen zentralen Portal, im niederländischen TenderNed, im tschechischen NEN und anderen. Wenn Sie nach Aufträgen suchen, die für ein kleineres Unternehmen zugänglich sind, reicht das TED allein nicht aus.