Bietungsgarantie bei Ausschreibungen

Wann ist eine Bietungsgarantie überhaupt erforderlich

Der Auftraggeber kann sie verlangen, muss es aber nicht. In unserer Datenbank ist eine Bietungsgarantie in 28% der aktiven nationalen Vergabeverfahren erforderlich. Wenn Ihr Unternehmen gerade erst anfängt und kein Kapital binden möchte, lohnt es sich, dies als Auswahlkriterium für Verfahren zu nutzen – Verfahren ohne Bietungsgarantie machen einen großen Teil des Marktes aus.

Formen der Hinterlegung

• Geld — Überweisung auf das Konto des Auftraggebers. Die einfachste, aber terminlich riskanteste Methode: Entscheidend ist der Zeitpunkt des Eingangs, nicht der Zeitpunkt der Überweisungsanweisung.
• Bankgarantie — Bindet kein Bargeld, jedoch erhebt die Bank eine Provision und setzt in der Regel eine Kreditwürdigkeit voraus.
• Versicherungsgarantie — Für kleinere Unternehmen leichter zugänglich als eine Bankgarantie, bei ähnlicher Funktionsweise.
• Bürgschaft — Seltener anzutreffen, wird von den in den Vorschriften genannten Stellen gewährt.

Drei Fehler, die den Ausschluss vom Verfahren kosten

1. Eingang nach Fristablauf. Eine am Tag der Angebotsabgabe getätigte Überweisung kommt möglicherweise nicht rechtzeitig an. Planen Sie bei größeren Beträgen und Interbankenüberweisungen einen Puffer von mindestens zwei Werktagen ein.
2. Mit Bedingungen behaftete Garantie. Sie muss unwiderruflich, bedingungslos und auf erstes Anfordern zahlbar sein. Jeder Zusatz, der vom Auftraggeber zusätzliche Handlungen verlangt, macht sie fehlerhaft.
3. Zu kurze Gültigkeitsdauer. Die Garantie muss den gesamten Zeitraum der Angebotsbindung abdecken. Wenn sich das Verfahren verlängert, muss auch die Garantie entsprechend verlängert werden.

Wann der Auftraggeber die Bietungsgarantie einbehält

Dies geschieht meist dann, wenn der Auftragnehmer, dessen Angebot ausgewählt wurde, den Vertragsabschluss verweigert oder die Vertragserfüllungsbürgschaft nicht stellt. Ein Einbehalt droht auch bei Nichtnachreichung von Dokumenten auf Aufforderung, sofern dies die Auswahl des Angebots unmöglich macht. Dies überrascht oft Unternehmen, die ein Angebot „auf Probe“ abgegeben haben – der Rückzug nach einem Zuschlag hat seinen Preis.

Rückgabe

Der Auftraggeber erstattet die Bietungsgarantie unverzüglich nach Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots oder nach Aufhebung des Verfahrens – mit Ausnahme des Auftragnehmers, dessen Angebot ausgewählt wurde; dieser erhält sie nach Vertragsabschluss zurück. Bei Garantien besteht die Rückgabe in der Freigabe der Verpflichtung, worüber der Garantiegeber informiert werden sollte, um keine unnötigen Provisionen zu zahlen.