Cómo ganar public tenders

Empiece por la elección, no por la redacción de la oferta

El error más común de los principiantes es presentar ofertas en todo lo que encaja vagamente con su sector. Sin embargo, el resultado depende principalmente de en qué procedimiento decide participar. En nuestra base de datos, 67 952 procedimientos resueltos del último año tienen indicado el número de ofertas. La distribución es sorprendentemente favorable para quienes prestan atención:

• 23% de los procedimientos se resolvieron con una sola oferta. Esto significa que uno de cada cuatro concursos lo gana quien simplemente se presentó.
• La mediana es de 3 ofertas: un concurso típico no es una lucha entre decenas de empresas.
• Solo el 49% de los procedimientos atrae cuatro ofertas o más.

Conclusión práctica: en lugar de luchar entre la multitud, vale la pena buscar sistemáticamente procedimientos donde la competencia sea escasa. Por lo general, se trata de pedidos con un objeto inusual, anunciados por entidades contratantes más pequeñas o con plazos durante el periodo vacacional.

Lea las condiciones de participación antes de calcular el precio

Las condiciones de participación son un filtro que descarta la oferta antes de que nadie mire el importe. Compruebe en este orden:

1. Referencias: cuántas, de qué valor y de qué periodo. El requisito de "dos servicios de 500 mil zlotys en los últimos tres años" excluye a más empresas que cualquier precio.
2. Capacidad financiera: facturación, seguro de responsabilidad civil, a veces solvencia crediticia.
3. Personal: cualificaciones específicas y experiencia de las personas, a menudo con el requisito de disponer de ellas ya en la fase de oferta.
4. Certificados: ISO y sectoriales. Obtenerlos lleva meses, así que o los tiene o desiste de ese procedimiento.

Si no cumple alguna de las condiciones, quedan dos caminos: un consorcio o apoyarse en los recursos de otra entidad. Ambos son legales y comunes, pero requieren documentos presentados junto con la oferta; no se pueden enviar más tarde.

Los plazos deciden más a menudo que el precio

El plazo de presentación de ofertas es improrrogable hasta el minuto, y la mayoría de los procedimientos se llevan a cabo electrónicamente, donde cuenta el momento de recepción del archivo por la plataforma. Asuma que las últimas horas antes del plazo son el peor momento posible para presentar: las plataformas pueden estar saturadas y la firma cualificada puede dar sorpresas.

El segundo plazo que se suele olvidar es el plazo para realizar preguntas. Es la herramienta más barata que tiene. Preguntar sobre una cláusula poco clara o sobre una condición diseñada para un contratista específico a menudo termina en un cambio de especificaciones, y un cambio de especificaciones es un cambio en el equilibrio de fuerzas.

Fianza (Wadium)

Se requiere fianza en el 28% de los procedimientos nacionales activos en nuestra base de datos. Los errores más comunes son presentarla fuera de plazo, en una forma incorrecta o con una garantía bancaria que contiene cláusulas que no permiten al contratante ejecutarla incondicionalmente. Siempre vale la pena leer la garantía frase por frase; es un documento que descarta ofertas sin ser analizadas.

Qué hacer tras perder

La información sobre la elección de la oferta más ventajosa contiene la puntuación de todos los participantes. Es el mejor material de formación disponible: ve por cuánto perdió y en qué. Si perdió por menos de un pequeño porcentaje, normalmente basta con corregir un elemento del cálculo para ponerse a la cabeza la próxima vez.

Si, por el contrario, sospecha que se ha elegido una oferta que no cumple con las especificaciones o que las condiciones se establecieron para un solo contratista, tiene derecho a presentar un recurso ante la Cámara Nacional de Apelaciones (KIO). Los plazos son cortos, contados en días desde la comunicación de la información, por lo que la decisión debe tomarse de inmediato.