Kaip laimėti viešuosius pirkimus

Pradėkite nuo pasirinkimo, o ne nuo pasiūlymo rašymo

Dažniausia pradedančiųjų klaida – teikti pasiūlymus visur, kur tik iš pirmo žvilgsnio tinka veiklos sritis. Tuo tarpu rezultatą pirmiausia lemia tai, kokiame pirkime apskritai dalyvaujate. Mūsų duomenų bazėje 67 952 išnagrinėtų pirkimų per pastaruosius metus nurodytas gautų pasiūlymų skaičius. Paskirstymas yra stebėtinai palankus tiems, kurie yra atidūs:

• 23% pirkimų buvo išnagrinėti gavus tik vieną pasiūlymą. Tai reiškia, kad kas ketvirtą konkursą laimi tas, kuris tiesiog jame dalyvavo.
• Mediana yra 3 pasiūlymas – tipinis konkursas nėra keliolikos įmonių kova.
• Tik 49% pirkimų pritraukia keturis ar daugiau pasiūlymų.

Praktinė išvada: užuot kovojus minioje, verta sistemingai ieškoti pirkimų, kuriuose konkurencija yra maža. Paprastai tai yra pirkimai, kurių objektas neįprastas, kuriuos skelbia mažesni pirkėjai arba kurių terminai sutampa su atostogų laikotarpiu.

Perskaitykite dalyvavimo sąlygas prieš skaičiuodami kainą

Dalyvavimo sąlygos yra filtras, kuris atmeta pasiūlymą dar prieš kam nors pažvelgiant į sumą. Patikrinkite šia tvarka:

1. Referencijos – kiek, kokios vertės ir per kokį laikotarpį. Reikalavimas „dvi paslaugos po 500 tūkst. zlotų per pastaruosius trejus metus“ atmeta daugiau įmonių nei bet kokia kaina.
2. Finansinis pajėgumas – apyvarta, civilinės atsakomybės draudimas, kartais kreditingumas.
3. Personalo kvalifikacija – konkretūs leidimai ir asmenų patirtis, dažnai su reikalavimu turėti juos jau pasiūlymo teikimo etape.
4. Sertifikatai – ISO ir pramonės standartai. Jų gavimas trunka mėnesius, tad arba juos turite, arba atsisakote šio pirkimo.

Jei neatitinkate kurios nors sąlygos, lieka du keliai: konsorciumas arba rėmimasis kito subjekto ištekliais. Abu būdai yra teisėti ir dažni, tačiau jiems reikalingi dokumentai turi būti pateikti kartu su pasiūlymu – vėliau jų pristatyti neįmanoma.

Terminai lemia dažniau nei kaina

Pasiūlymų teikimo terminas yra galutinis iki minutės, o dauguma pirkimų vykdomi elektroniniu būdu, kur svarbus failo priėmimo platformoje momentas. Laikykitės nuostatos, kad paskutinės valandos prieš terminą yra blogiausias įmanomas laikas teikti pasiūlymą: platformos būna perkrautos, o kvalifikuotas elektroninis parašas gali pateikti staigmenų.

Antrasis terminas, apie kurį pamirštama, yra klausimų uždavimo terminas. Tai pigiausias įrankis, kurį turite. Klausimas dėl neaiškaus įrašo ar sąlygos, pritaikytos konkrečiam tiekėjui, dažnai baigiasi specifikacijos pakeitimu – o specifikacijos pakeitimas yra jėgų pusiausvyros pasikeitimas.

Užstatas

Užstatas reikalaujamas 28% aktyvių nacionalinių pirkimų mūsų duomenų bazėje. Dažniausios klaidos – jo sumokėjimas praleidus terminą, netinkama forma arba banko garantija su sąlygomis, kurios neleidžia pirkėjui jos įgyvendinti besąlygiškai. Garantiją visada verta perskaityti sakinys po sakinio – tai dokumentas, dėl kurio pasiūlymai atmetami jų net nenagrinėjant.

Ką daryti pralaimėjus

Informacijoje apie laimėjusio pasiūlymo pasirinkimą pateikiamas visų dalyvių vertinimas. Tai geriausia prieinama mokomoji medžiaga: matote, kiek ir dėl ko pralaimėjote. Jei pralaimėjote mažiau nei keliais procentais, paprastai užtenka pakoreguoti vieną skaičiavimo elementą, kad kitą kartą išsiveržtumėte į priekį.

Jei visgi įtariate, kad buvo pasirinktas specifikacijos neatitinkantis pasiūlymas arba sąlygos buvo pritaikytos vienam tiekėjui, turite teisę teikti apeliaciją Nacionalinei apeliacinei tarybai (Krajowa Izba Odwoławcza). Terminai yra trumpi – skaičiuojami dienomis nuo informacijos pateikimo – todėl sprendimą reikia priimti nedelsiant.